Il est très important de se faire assister par votre avocat conseil lors de ces formalités.
En effet, le choix d'une société de capitaux (SARL, SA, SAS) permet aux associés de limiter leur risque au montant de leur investissement dans la société, sans être tenus aux dettes de la société en cas de redressement ou liquidation judiciaire par exemple. Cette protection ne s'applique pas en cas de cautionnement ou en cas de décisions judiciaires spécifiques, par exemple si les dirigeants sont condamnés du fait de leur mauvaise gestion à supporter tout ou partie du passif de la société.
Ainsi, pour rendre compte aux associés ou pour faire autoriser ou approuver certaines opérations, les dirigeants de sociétés sont amenés à de nombreuses occasion, prévues par la loi ou non, à solliciter l'avis des associés.
Ces avis, autorisations ou approbations font l'objet de procès-verbaux écrits, enregistrés dans les registres de la société cotés et paraphés, signés par les associés et les dirigeants.
L'appréciation de l'obligation d'une autorisation ou d'une approbation par un des organes de la société, tout comme la rédaction du procès-verbal correspondant, requiert une véritable connaissance juridique des textes, puisque l'inobservation des dispositions applicables est susceptible d'avoir des conséquences importantes tant en matière juridique que fiscale et peut même être sanctionnée pénalement.
La surveillance que la société remplit de ses obligations formelles d'information et d'approbation et la tenue des registres de documents sociaux constituent ce qui est communément appelé le secrétariat de société.
A titre indicatif, quelques exemples de décisions soumises à une autorisation ou approbation spécifique enregistrée dans les livres de la société :
- détermination de l'appointement des dirigeants ou des associés salariés ;
- avantages consentis par la société à un associé, par exemple la mise à disposition d'une voiture ou d'un logement de fonction,
- distribution de dividendes
- accords particuliers passés directement ou indirectement avec un associé ou un dirigeant de la société
Les décisions les plus importantes – telles que l'augmentation de capital ou la modification du contrat de société – requièrent des autorisations qui nécessitent l'accord des associés avec une majorité renforcée, voire l'unanimité.
Ces décisions collectives sont soumises à des règles de forme et de fond très précises qui doivent être respectées sous peine de nullité et parfois même de sanctions pénales pour les dirigeants.
Ces obligations du droit des sociétés s'appliquent dans touts les cas ; ce n'est pas parce qu'une société n'est constitué par exemple que de deux conjoints que l'on peut se dispenser des procès verbaux d'assemblées. Même pour les sociétés de famille, le droit s'applique aux associés, y compris dans ses conséquences pénales pour les délits du type d'abus de biens sociaux.
Les registres de la société contiennent les procès-verbaux des délibérations des organes de la société qui sont de véritables actes juridiques et constituent la mémoire économique, qu'elle soit familiale ou multinationale.
La tenue de ces registres, la surveillance des obligations formelles du droit des sociétés et la rédaction des procès-verbaux ne peuvent pas être laissés au hasard.
Le cabinet FREZOULS intervient, pour vous aider dans la surveillance du respect du droit des sociétés, la préparation de la réunion des organes collectifs (conseils d'administration et assemblées générales) et dans cette rédaction indispensable.